הקמת משרד בבנין מגורים או בבית הפרטי 

בשנים האחרונות עקב המיתון וקשיים כלכליים בעלי עסקים רבים נקלעו לקשיי מימון ותשלום עבור משרדים שכורים.
מערכות המיחשוב והציוד הנלווה שהתפתחו בשנים האחרונות מאפשרות לבעלי עסקים קטנים או גדולים שאינם צורכים כח אדם למעט בעלי העסק לנהל את העסקים מהבית. במידה ו"הצפורים פרחו מהקן" ונשארו בבית חדר או יותר ריקים, כל חדר בגודל של כ 3.5 על 2.5 יספק את הצרכים. כמו כן שכירים רבים עובדים בעבודות נוספות וכדאי לחשוב על עבודה מהבית. גם שכירים של העסק יכולים לעבוד באותה הצורה מביתם הם וזאת עקב תקשורת האינטרנט המפותחת המאפשרת בעצם עבודה מכמה משרדים של אותו העסק. אלפי בעלי מקצועות חופשיים כבר עובדים שנים מהבית וההערכה היא כי כ 5% מכלל האוכלוסיה העובדת עובדת כיום מהבית.

התשתיות והמערכות הנדרשות לשם כך הן:
1. מחשב ברמה של פנטיום 4 - למערכת משרדית רגילה ( לא מדובר כאן על מערכות גרפיות כבדות) אין צורך לקנות את המחשב המשוכלל ביותר באלפי שקלים. כל מחשב, מבית טוב, ברמה של עד 2500 - יספק את הצרכים. לציין כי חשוב גם צורב דיסקים.

2. תוכנות: תוכנות בסיסיות הן מערכת ההפעלה של המחשב - חלונות 2000 או XP פרופסיונאל וכן תוכנות עזר כגון אופיס ו/או תוכנות אחרות הקשורות לעסק. לכל התוכנות יש צורך לרכוש את הרישיונות. הערה לגבי האופיס - ניתן כיום להשיג חינם את ה open office שהיא מערכת פתוחת קוד המקבילה לאופיס של מייקרוסופט ואינה עולה דבר.

3. מדפסת - ישנן כיום בשוק מדפסות שונות הכוללות מדפסת, סורק, מכונת צילום ופקס. (all in all). לטעמי יש צורך בפקס כיחידה עצמאית כך שאת אותה המדפסת ללא הפקס המובנה ניתן כיום להשיג במחירים בסביבות ה 600 - ודרומה. בכל מחשב חדש ישנו כרטיס פקס מובנה, ואם לא, כדאי לרכוש אותו כך שניתן גם לשלוח פקסים ישירות באמצעות המחשב. פקס שנשלח באופן שכזה מגיע לצד השני ברור יותר מאשר פקס שנשלח באמצעות מכונה.

4. שולחן עבודה. בהתאם לגודל החדר יש צורך בשני שולחנות עבודה. האחד לעבודה מול המחשב, וגם הוא שולחן רחב מאחר וגם כשעובדים מול המחשב יש צורך להניח ניירות או חומרים אחרים לידו, והשני כשולחן עבודה לכל דבר. ניתן להשיג כיום שולחנות שכאלו במחירים לא יקרים בעיקר ברשתות.
5. מיכלים לדיו, לפקס, ניירות למדפסת וכו. המיכלים המקוריים יקרים מאד. ניתן להשיג תחליפים במחירים שהם כמחצית המחיר של מיכל מקורי. ישנן חנויות מיוחדת המתמחות בכך.

6. קו טלפון נפרד לעסק - חשוב קו נפרד על מנת שלא יהיה תפוס בשיחות אחרות וכשטלפון זה מצלצל יש לענות בשם העסק. כמו כן בזק מאפשרת כיום להציב על אותו הקו את הפקס כאשר הקידומת היא 153 . חיוג לקידומת +מספר הטלפון מכניס את הודעת הפקס לתיבת הודעות פקס וממנו ניתן לשלוף את הפקסים. אפשרות זו נבנתה מאחר ולא תמיד יודעים מראש האם מדובר בשיחת טלפון או פקס ובעיקר מונע צלצולי טלפון בלילות של קבלת פקסים.

7. קו אינטרנט - כיום משרד ללא אינטרנט פשוט לא קיים. אם להתעלם מתקשורת באמצעות חיוג במודם שאבד עליה הקלח ישנן כיום שתי אפשרויות באמצעות ספקי התקשורת והתוכן:
א. באמצעות חברת בזק - תקשורת ADSL שיתרונה בכך שהיא ישירה מהמשרד לסל התקשורת של מתקן בזק הקרוב ביותר ואינה מחייבת התקנה מיוחדת למעט מודם ותקעים מיוחדים בכל שקעי הטלפון בבית למניעת רעשי רקע.
ב. באמצעות חברת הכבלים - תקשורת מסוג RING שחסרונה בכך שככל שיש יותר משתמשים במעגל האיזורי כך מהירות הקו יורדת למרות שברגע נתון אין כמעט אף פעם כמות רבה של משתמשים. כותב מאמר זה משתמש בתקשורת זו ללא כל בעיות.
ג. ספקי תוכן: בלי לנקוב בשמות כדאי לעשות סקר בין החברות ולקבל את העיסקה הזולה והטובה ביותר. מהירות של K750 תספק וכל שמעבר לכך הוא רק מותרות אלא אם כן הצרכים דורשים תקשורת מהירה מאד.
ד. תקשורת וירטואלית. ניתן להקים מערך תקשורתי ברמת האינטרנט שבה כל העובדים, כל אחד ממקום מגוריו יוכל להכנס לרשת והמערכת תהפוך בעצם למשרד וירטואלי.

8. מכשיר טלפון - רצוי מאד לקנות טלפון בעל מערכת ראש - דוגמת כינרת של בזק המאפשר לשוחח בנוחיות ללא הצמדת שפופרת הטלפון לאוזן (האוזן מתחילה לרתוח אחרי שיחה ארוכה) ולעשות באותו זמן גם דברים אחרים.

9. מדפים/ארונית לקלסרים. במידה ואין מקום בחדר לארונית כדאי להתקין מדפים לאורך הקירות בהתאם לצרכים. ניתן להשיג מדפים בגדלים שונים ולא יקרים בכל רשות "עשה זאת בעצמך".

10. גיבוי לחומר המשרדי - חשוב מאד לגבות את החומר באמצעות דיסקטים, דיסקים, או טייפ גיבוי. יש לבצע גיבוי יומי וכן גיבוי שבועי. כללי הגיבוי הם שאת הגיבוי השבועי יש להניח במקום אחר מחוץ למשרד וזאת מטעמי בטחון (גניבה, שריפה וכו).

11. אתר אינטרנט - כרטיס הביקור (מעבר לכרטיס הביקור שבארנק) של העסק. "מי שלא שם לא קיים". ניתן היום להקים בעלויות נמוכות אתר תדמיתי לעסק כולל כתובת דוא"ל על שם העסק. במקום להכנס כל פעם מחדש להסברים על מהות העסק ניתן לשלוח את הלקוח לאתר. זה רציני ומראה על רצינות ויכולות.

12. יתרונות העבודה מהבית:
א. חסכון בשכירת משרד.
ב. נוחיות העבודה מהבית.
ג. חסכון בזמן נסיעה אל ומאת המשרד וחניות העולות כסף ודלק.
ד. חלק מהוצאות הבית כגון חשמל, מים, ארנונה, גז, טלויזיה ועוד (נא להתייעץ עם רו"ח) נכללות כהוצאות העסק וניתן לקבל עליהן זיכוי ממס. דובר לפני כשנה, עקב מעבר הרבה עסקים לעבודה מהבית על כך שכל עסק העובד מביתו ישלם ארנונה עיסקית ולא ביתית. בינתיים שקט בנושא.
ה. במקצועות מסויימים שאינם דורשים מגע רב עם קהל כל אחד יכול לעבוד בהתאם לנוחיותו. תכנתים, בוני אתרים, גרפיקאים אדריכלים, רו"ח, עו"ד ועוד ועוד.
ו. במידה ומדובר בהורה המטופל בתינוק השלוב יכול להיות מצויין בתנאי שהאחד לא יפריע לשני.
ז. חסכון כספי של מאות אלפי שקלים בשנה.
ח. גם כך הרבה בעלי מקצוע בונים כיום את עיסקיהם על "המשרד" שהוא בעצם הטלפון הנייד.

13. חסרונות העבודה מהבית.
א. מעבר לשיחות טלפון אין כל מגע עם העולם שבחוץ. הבית הופך לאט לאט למקום מבודד מהקהל וכל יציאה מהבית נחשבת לבילוי.
ב. חסרה מסגרת קבועה. ללא כח רצון והתמדה מקום העבודה עלול להפוך למשהו מישני. תמיד הרי יש משהו לעשות בבית, גם לצאת לקניות זה חלק מניהול הבית. לא לכל אחד מתאימה העבודה מהבית. ישנם כאלו שללא מסגרת קבועה הולכים לאיבוד.
ג. במידה וישנם גורמים בבית המפריעים לעבודה השוטפת הדבר מהווה בעייה די רצינית. כשמתמקדים בעבודה כל גורם אחר שאינו שייך רק מפריע.
ד. בתנאי בית ההשכמה לעבודה נעשית בעצלתיים. חשוב לקבוע שעת עבודה, לקום בזמן, ולהתלבש בהתאם. חייבים להגיע לתחושה שהמשרד הוא מקום העבודה החיצוני. משמעת עצמית היא הגורם החשוב ביותר בעבודה מהבית. מי שאין לו את זה כדאי שימשיך לעבוד מחוץ לבית.
ה. פגישות עבודה- כדאי לעשות מחוץ לבית. לא תמיד הלקוחות רואים בעין יפה משרד הממוקם בבית. לעיתים הרושם שעלול להיווצר הוא על חוסר יכולת כספית של בעל העסק ועל כדאיות העסקים איתו.

14.לסיכום: לעבודה מהבית דרוש אופי מסויים. מאידך, החסכון הכספי הוא עצום והאפשרויות הגלומות במערכות המיחשוב הביתי/משרדי הן כמעט ללא גבולות. לעסקים המתאימים לסוג זה של עבודה כדאי לחשוב על מעבר לעבודה מסוג זה.